En este artículo te vamos a explicar las obligaciones de una sociedad limitada.
Si tienes una sociedad de responsabilidad limitada, tal vez te preguntes:
En este artículo vamos a darte respuesta a estas cuestiones entre otras.
También puedes leer en nuestro blog artículos sobre las causas de disolución de una sociedad, los derechos que te amparan como socio, o la fiscalidad en caso de tratarse de una sociedad patrimonial.
Si has constituido una sociedad de responsabilidad limitada o sociedad limitada, tal vez te preguntes…
¿Y ahora qué?
Es muy frecuente que a la hora de comenzar una aventura empresarial no se esté al tanto de qué obligaciones debe cumplir la Sociedad Limitada, en qué forma y los plazos.
Como te hemos ido explicando en muchos artículos, toda sociedad debe cumplir una serie de obligaciones ya sea de índole fiscal, contable o laboral. ¡Entre otras!
En este artículo vamos a hacer una pequeña recopilación de contenidos, para que no se te pase ninguna de las obligaciones de tu sociedad.
Una vez has constituido la Sociedad Limitada tienes una serie de obligaciones, como son:
Si constituiste la Sociedad Limitada con aportaciones dinerarias, en su día abrirías una cuenta bancaria y en ella depositaste el capital social necesario para la constitución. Pero ahora posiblemente quieras utilizar ese dinero, por lo que para poder liberar la cuenta, deberás llevar a la oficina bancaria la escritura de constitución de la Sociedad inscrita en el Registro Mercantil.
En determinadas entidades bancarias posiblemente también te soliciten copia del alta en IAE para ver la actividad que estás desarrollando.
Una vez hecho esto, ya podrás disponer de los fondos aportados para destinarlos a las obligaciones económicas de la sociedad.
Cuando constituiste le sociedad limitada te asignaron un Número de Identificación Fiscal (NIF) provisional.
¡A llegado el momento de solicitar el NIF definitivo!
Para ello, deberás de presentar un modelo 036 junto con la escritura de constitución de la Sociedad inscrita en el Registro Mercantil.
Este es un mero tramite, no debes de preocuparte pues el NIF Provisional y Definitivo de tu sociedad limitada coincidirán.
Antes de iniciar la actividad económica de la sociedad limitada deberás de presentar el modelo 036 para dar de alta la actividad que vaya a realizar la sociedad.
El modelo 036 es una declaración censal que se utiliza para notificar las altas, bajas y modificaciones de empresarios, profesionales y retenedores.
En este modelo 036 deberás de indicar la fecha del alta de la actividad económica, así como el epígrafe correspondiente según la actividad que va a ejercer tu sociedad.
Otra de las obligaciones más importantes de tu Sociedad Limitada es la de obtener su firma electrónica.
La firma electrónica no es ni mas ni menos que un fichero que se instala en el navegador de tu ordenador y permite firmar telemáticamente una transmisión de datos, verificar una recepción y comprobar quién es el emisor de dicha transmisión.
La firma electrónica te permitirá acceder a las notificaciones electrónicas realizadas por Hacienda y además a presentar las declaraciones tributarias.
Al presentar el modelo 036 comunicarás a la AEAT las obligaciones en cuanto a la presentación de declaraciones trimestrales y anuales.
En concreto informarás de cuales son las obligaciones tributarias en impuestos como el IVA, IRPF e IS. Y no olvidemos las declaraciones informativas como son el 347 y 349.
A continuación vamos a detallar los libros que debe llevar una Sociedad Limitada en atención a sus obligaciones contables.
Según el artículo 25 del Código de Comercio:
“Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las Leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.”
-> El libro de inventario y cuentas anuales. Este libro contable es obligatorio y debe ser legalizado. Se abre con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcriben con sumas y saldos los balances de comprobación.
En este libro también se transcribirán el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.
El libro de inventarios se compone de;
Muy importante tener en cuenta que el inventario de existencias, consta de tres partes:
Las cuentas anuales comprenden:
Todos estos documentos forman una unidad.
-> Libro diario. En este libro se registrará diariamente las operaciones relativas a la actividad de la empresa, siguiendo siempre un orden cronológico.
Es un libro obligatorio que debe legalizarse en el Registro Mercantil, aunque su archivo y custodia es responsabilidad del empresario.
La finalidad de legalizar este libro es para sellar la información, de manera que no pueda ser manipulada posteriormente.
El contenido mínimo del libro diario es:
Puede realizarse las anotaciones de forma conjuntas cuando los periodos totales de las operaciones no sean superiores al mes y siempre que se detallen las operaciones en otros libros.
«Recordar que los libros diario, inventario y cuentas anuales son libros obligatorios
-> El Libro Mayor. En este libro se recogen todas las operaciones económicas registradas en las distintas cuentas de la contabilidad de la empresa de manera cronológica.
Por lo que se tiene un Libro Mayor por cada cuenta contable.
El Libro Mayor no es obligatorio, pero resulta útil para llevar un control del saldo de cada cuenta.
En el libro mayor se detalla:
Podemos encontrar en el libro mayor la misma información que en el libro diario, pero de una manera mas concreta.
En el Libro Mayor podemos ver todos los movimientos de una misma cuenta teniendo un control de lo que ha entrado y salido en esa cuenta. Y no menos importante es que nos refleja su balance en cualquier momento.
Los siguientes libros deben llevarse por la Sociedad Limitada en sede de sus obligaciones mercantiles.
Este libro se recogen todas las actas y es obligatorio.
Según el artículo 26 del Código de Comercio:
“Las sociedades mercantiles llevarán también un libro o libros de actas, en las que constarán, al menos, todos los acuerdos tomados por las Juntas generales y especiales y los demás órganos colegiados de la sociedad, con expresión de los datos relativos a la convocatoria y a la constitución del órgano, un resumen de los asuntos debatidos, las intervenciones de las que se haya solicitado constancia, los acuerdos adoptados y los resultados de las votaciones.”
Además las Actas deberán ir firmadas y se deberán legalizar en el Registro Mercantil correspondiente.
En el libro de Actas se plasmarán principalmente todos los acuerdos tomados por las Juntas Generales y Especiales, y otros órganos colegiados de la sociedad.
En el Libro de Actas se recogen con detalle de asuntos tratados, convocatoria, asistentes, votaciones y acuerdos adoptados.
En este libro se deberán detallar todos los socios de la Sociedad así como las participaciones que ostenta cada uno. Este libro es obligatorio para:
Si tu entidad es una Sociedad Limitada Unipersonal, existe otro libro obligatorio, el Libro de Contratos. En este libro se registran los contratos celebrados entre la sociedad unipersonal y el socio único, debiendo de cumplirse determinados requisitos que puedes encontrar en el primer apartado del Art. 16, del Real Decreto Legislativo 1/2010.
Para el caso de que la sociedad esté sujeta al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) deberán llevar los siguientes libros:
# Libro de Facturas Recibidas: el empresario recogerá las facturas que justifiquen las deducciones durante el periodo descrito por la AEAT.
En este libro se registrarán una por una, las facturas recibidas. Aunque también se podrán anotar los documentos de aduanas correspondientes a los bienes adquiridos o importados y a los servicios recibidos en el ejercicio de la actividad empresarial o profesional.
En el libro se reflejarán:
Se incluirán también las facturas o documentos expedidos en los casos de autoconsumo.
Y tal vez te preguntes ¿Puede hacerse un asiento resumen global de las facturas recibidas en una misma fecha?
Si, en el citado asiento se harán constar:
Se admite la realización de asientos o anotaciones, por cualquier procedimiento idóneo, sobre hojas separadas que, después, habrán de ser numeradas y encuadernadas correlativamente para formar el libro de facturas emitidas.
# Libro de Facturas Emitidas: en este libro se contabilizarán todas las facturas que se emitan por orden cronológico y correlativo.
En este libro se registra una por una, las facturas o documentos equivalentes o sustitutivos de ellas que hayan expedido los sujetos pasivos.
En el libro se reflejarán:
Se incluirán también las operaciones exentas y las de autoconsumo.
La anotación individualizada se podrá sustituir por la de asientos resúmenes en los que se harán constar:
También se admite la realización de asientos o anotaciones, sobre hojas separadas, que después habrán de ser encuadernadas y numeradas correlativamente para formar el libro de facturas emitidas.
# Libros de bienes de inversión: En en este libro se recogerán detallada e individualmente, cada uno de los elementos de inmovilizado material e inmaterial que se amortizan, afectos a la actividad. En el libro se incluirán entre otros:
# Libro de operaciones intracomunitarias: en caso de que la sociedad realice operaciones en con empresas de Estados de la Unión Europea.
Las obligaciones las podríamos centrar en dos:
A continuación vamos a ver cada una de ellas con un poco mas de detalle.
La Sociedad además de llevar organizadamente y al día todos sus libros, deberá legalizar los libros contables y mercantiles en el Registro Mercantil.
En la actualidad este trámite puede realizarse telemáticamente sin necesidad de acudir al Registro Mercantil para ello.
La legalización de los libros en el Registro Mercantil es una forma de evitar que una vez cerrado el ejercicio se puedan modificar.
Antiguamente los libros se llevaban en blanco al Registro Mercantil antes de su utilización para su sellado. Con ello lo que se pretendía era evitar que después se sustituyeran paginas.
Todos los empresarios deben presentarlos en el Registro Mercantil del lugar donde tengan su domicilio social.
Deberán presentar los libros en el Registro Mercantil:
1º.- Los empresarios individuales que realicen actividades empresariales sujetos al IRPF en el régimen de estimación directa, aunque no estén obligados a su inscripción en el Registro Mercantil. Esto es así debido a que deben de llevar su contabilidad conforme a las normas del Código de Comercio.
2º.- Todas las sociedades mercantiles (S.L., S.A., S.R.L., etc.) inscritas en el Registro Mercantil.
3.- Quienes estén obligados a formular contabilidad conforme a las normas del Código de Comercio (art. 68 Reglamento IRPF).
4.- Aquellas entidades inscritas en el Registro Mercantil en virtud de alguna disposición específica.
Es el Código de Comercio el que lo regula. Y en él se establece que todo empresario y sociedad deben legalizar sus libros contables en el plazo de 4 meses desde que se cerró su ejercicio contable.
Dado que en la mayoría de empresas su ejercicio económico coincide con el año natural, el cierre lo tienen que hacer el 31 de diciembre y el plazo para legalizar sus libros hasta el 30 de abril del año siguiente.
A modo de resumen y sin profundizar ya que hemos hablado antes, los empresarios presentarán los siguientes libros para su legalización:
Y si tras la presentación nos damos cuenta de que hemos cometido un error ¿Qué hacemos?
Si una vez legalizados los libros nos damos cuenta de que se ha cometido algún error se puede subsanar.
El modo correcto es haciendo un nuevo fichero en el que se incluirá un archivo donde el órgano de administración dará cuenta del error cometido. Y el nuevo fichero se adjuntará con el archivo rectificado con los datos correctos.
A modo de resumen podríamos decir que las fechas obligatorias en la formulación, aprobación y depósito de las cuentas si el ejercicio económico de la coincida con el año natural, son:
Una vez aprobadas las Cuentas Anuales los Administradores de la Sociedad deben presentarlas en el Registro Mercantil para su depósito, acompañando los siguientes documentos:
«Los documentos relacionados con la auditoría únicamente habrá que presntarlos cuando la sociedad cumpla los requisitos para que las Cuentas Anuales se sometan a auditoria.
Y tal vez te preguntes…
Una vez recibidos los documentos, el Registrador Mercantil los calificara en el plazo de 15 días y:
Y llegados aquí cabe preguntarse si en la Seguridad Social se debe de hacer algo…
Lo primero será encuadrar al Administrador en la Seguridad Social.
Tras el alta de actividad de la sociedad limitada en Hacienda dispones de 1 mes para notificar el alta del administrador o administradores de la Sociedad Limitada en la Seguridad Social.
Como administrador según determinadas características se puede estar de alta en el Régimen:
Y si la Sociedad tiene trabajadores asalariados, deberá cumplir las siguientes obligaciones con la Seguridad Social:
Elimina las preocupaciones, el estrés y la ansiedad que te genera el no saber cómo actuar tras la constitución de una sociedad limitada, los pasos a seguir. Contacta con nosotros y te explicaremos como podemos ayudarte.
Y si no tienes mucho tiempo, puedes ver en este otro video resumido de todo lo relacionado con el artículo de hoy.