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¿Cómo presentan las empresas hoy en día los libros en el Registro Mercantil?

El proceso se ha modernizado; ahora los libros de actas y de socios de las sociedades ocupan un espacio en la nube del correspondiente Registro, en la que hay que colgar las actas de las reuniones de Consejos de Administración y Juntas Generales, así como las modificaciones de socios y/o sus cuotas sociales acontecidas en las sociedades limitadas y las anónimas con acciones nominativas, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

¿Desde cuándo la legalización de libros se hace de forma telemática?

Esta norma empezó a regir para las actas y modificaciones de los ejercicios iniciados a partir del 29 de Septiembre de 2013, fecha de la entrada en vigor de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, por lo que habían de cerrarse los libros físicos de actas y de socios a final del año 2013. Si bien se dio un período de gracia para su legalización, en que, mediante justificación que acreditara la imposibilidad de presentación en formato electrónico, se toleró aún su mantenimiento en papel, y cerrar los libros físicos a 31 de diciembre de 2014.
El nuevo sistema de legalización de libros en formato electrónico se desarrolla en la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la DGRN, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.

¿Es Legalia un sistema seguro para las empresas?

El sistema sufrió, a medio camino de su implantación, un importante parón por razón de las dudas surgidas en torno a la seguridad del sistema y la posibilidad de acceso por parte de hackers curiosos, hasta tanto no se reforzó la seguridad del sistema. Ante esta situación y tras la publicación de la Instrucción de 1 de Julio de 2015 de la DGRN, el programa Legalia -que es la plataforma de tramitación telemática de los Registradores Mercantiles- puso a disposición de los interesados un aplicativo que permite la encriptación de ficheros y la generación de la clave secreta que el interesado debe custodiar.
No obstante este ‘refuerzo’ que nos facilitan, resulta muy dudoso que empresas cuyo Consejo de Administración adopte acuerdos en torno a nuevos modelos de negocio, estrategias de precios y temas similares con alto contenido de secreto competitivo, vayan a colgar en la nube del Registro Mercantil dichos acuerdos. Las dudas surgen ante la posible indiscreción o filtración de archivos por parte del sistema.

¿Cómo suelen operar las empresas ante la desconfianza en la presentación telemática?

Las empresas con alto nivel competitivo acostumbran a llevar un doble libro de actas, o, por decirlo de otra manera, un libro de actas con las decisiones oficiales públicas (nombramientos, poderes, operaciones societarias) y un cuadernillo secreto para anotar las decisiones de alto nivel estratégico que hubieran de permanecer necesariamente a recaudo de ojos indiscretos.
Por otro lado, al tener que colgar en la nube el cuadro de accionistas o partícipes, según el caso, y mantenerlo al día, se podrá solicitar a un juez que requiera al correspondiente Registro Mercantil el desglose de propiedad de aquellas sociedades con bienes en las que se sospeche participa un deudor, cosa que actualmente resulta a veces muy difícil de obtener.

¿Qué futuro tienen Legalia y otros sistemas electrónicos?

El sistema ‘Legalia’ participa de esta nueva moda en la que nos vemos inmersos, la moda del self service administrativo, situando al usuario ante la pantalla del ordenador para cumplir con los requisitos de las respectivas sedes electrónicas públicas, nutriendo fondos de datos impersonales.
Ya veremos, ante el primer requerimiento judicial para aportar la distribución de capital de una sociedad, si dicho fondo cumple con las expectativas esperadas.