El Grupo de Trabajo del Artículo 29 (WP29) publica las principales guidelines sobre la nueva figura de DPO para las empresas.
Artículo de Jesús Martinell
No nos ha dado tiempo ni a empezar con los polvorones y los barquillos que el Grupo de Trabajo del Artículo 29 (WP 29) nos acaba de alegrar las Navidades al publicar, el pasado martes 13 de diciembre, un conjunto de directrices sobre el DPO. Es un buen regalo para las empresas de cara a la planificación del ejercicio 2017 ya que, hasta el momento, se había especulado sobre el papel y las funciones que debería desarrollar este nuevo cargo en la empresa pero el nivel de concreción era insuficiente.
Tal y como ya sabíamos, ¿cuándo las empresas deberán nombrar un DPO?
Existen 3 supuestos en los que deberá designarse un DPO:
A pesar de ello, cabe recordar que tanto la legislación de la Unión Europea (UE) como la ley de cada Estado Miembro podrá exigir la designación de DPO en otras situaciones que lo estime necesario. Asimismo, las empresas, aunque el nuevo texto no obligue a designar tal figura en un supuesto concreto, si lo considera útil, podrá designarlo de manera voluntaria. De hecho, el mismo WP29 anima a hacerlo.
¿Qué significa la noción de “actividades principales” (Art. 37.1 apartado b) y c)?
El WP29 entiende que son aquellas operaciones clave o necesarias del responsable y del encargado del tratamiento para lograr sus objetivos. Ello incluye, también, todas las actividades en las que el tratamiento de los datos forma parte inextricable de la actividad del responsable o del encargado del tratamiento. Por ejemplo, el procesamiento de datos de salud, tales como la salud del paciente debe considerarse como una de las actividades básicas de cualquier hospital y, por ello, los hospitales deben designar a los DPO. Por otro lado, cualquier empresa lleva a cabo ciertas actividades de apoyo o auxiliares, por ejemplo, el pago a los empleados o el soporte de IT para determinadas actividades en la empresa. tales funciones son de apoyo y son necesarias para la actividad principal de la organización. Aunque estas actividades son necesarias o esenciales, por lo general se consideran funciones auxiliares en lugar de la actividad principal.
¿Qué se entiende por el término “a gran escala” (Art. 37.1 apartado b) y c)?
El nuevo texto no define lo que constituye el término “a gran escala”. Es por ello que el WP29 recomienda que se valoren los siguientes factores a la hora de determinar si el procesamiento de los datos es a gran escala:
¿Qué se entiende por “monitorización habitual y sistemático” (Art. 37.1 apartado b)?
La noción de supervisión habitual y sistemático de los sujetos de los datos no está definida en el texto del Reglamento. A pesar de ello, sí incluye todas las formas de seguimiento y perfiles en Internet, incluso a efectos de publicidad según el comportamiento. Por otro lado, debemos tener claro que la noción de monitorización no se limita al entorno online. Así pues, el WP29 interpreta “habitual” como:
Asimismo, el WP29 interpreta “sistemático” como:
Un ejemplo serían los seguimiento de datos sobre el bienestar, la aptitud física y la salud a través de dispositivos portátiles (wearables).
¿Pueden las organizaciones designar conjuntamente un DPO? En caso afirmativo, ¿bajo qué condiciones (Artículos 37.2 y 37.3)?
El texto dispone que un grupo de empresas puede designar un único DPO siempre que
sea “fácilmente accesible desde cada establecimiento”. La noción de accesibilidad se refiere a las tareas del DPO como punto de contacto con respecto a los interesados, la Autoridad de Control y también internamente (dentro de la organización). Así pues, el DPO deberá estar en condiciones de comunicarse eficazmente con los interesados y de cooperar con las autoridades de Control. Esto significa que esta comunicación debe tener lugar en el idioma o idiomas utilizados por las autoridades de Control y los interesados afectados. La disponibilidad personal del DPO (ya sea físicamente en las mismas instalaciones o a través de medios de comunicación seguros) es esencial.
¿Es posible nombrar un DPO externo (art. 37.6)?
Sí, el DPO puede ser un miembro del personal del responsable o encargado del tratamiento (DPO interno) o «cumplir las tareas sobre la base de un contrato de servicios con un individuo o la» (DPO externo). En el caso del DPO externo, su función puede ejercerse sobre la base de un contrato de servicios contratando con un autónomo o un despacho (empresa).
Cuando la función del DPO es ejercida por un prestador de servicios externo, un equipo concreto de personas que trabajan para esa entidad pueden llevar a cabo efectivamente las tareas de DPO como un equipo. Asimismo, el WP29 recomienda una asignación clara de las tareas dentro del equipo externo de DPO así como también asignar un solo individuo como contacto principal y persona al cargo del cliente.
¿Cuáles son las cualidades profesionales que debería tener el DPO (art. 37.5)?
Como ya sabemos, deberá ser designado sobre la base de cualidades profesionales y, en concreto, conocimiento de la legislación y de las prácticas en materia de protección de datos así como la capacidad de cumplir las tareas del art. 39 del nuevo texto.
El nivel necesario de conocimientos especializados deberá determinarse de acuerdo con las operaciones de procesamiento de datos realizadas y la protección requerida para los datos personales que se están procesando. Por ejemplo, donde una actividad de procesamiento de datos es particularmente compleja, o cuando se tratan una gran cantidad de datos sensibles, el DPO necesitará un mayor nivel de experiencia y apoyo.
Las habilidades y conocimientos necesarios incluyen:
¿Cuáles son los recursos que se deben proporcionar al DPO para llevar a cabo sus tareas?
La empresa deberá apoyar a su DPO mediante la facilitación de los recursos necesarias para llevar a cabo sus tareas, permitirle el acceso a los datos personales así como las operaciones de tratamiento y, también, para mantener su conocimiento de experto sobre la materia.
La empresa deberá analizar sus actividades, tamaño y la naturaleza de los tratamientos que llevan a cabo y, valorándolo en conjunto, deberá proporcionar los Los siguientes recursos al DPO:
¿Cuáles son las garantías que permiten al DPO realizar sus tareas de forma independiente (artículo 38.3)?
Existen varias garantías para permitir que el DPO actúe de manera independiente según el considerando nº 97:
¿Cuáles son las “otras tareas y deberes” de un DPO que pueden dar lugar a un conflicto de intereses (Art. 38.6)?
El DPO no puede ocupar un cargo dentro de la organización que lo conduzca a determinar los fines y los medios del tratamiento de los datos personales. Debido a la concreta estructura organizativa de cada organización deberá considerarse caso por caso. Como regla general, las situaciones de conflicto suelen incluir posiciones de alta gerencia, pero también otros roles de inferior rango en la organización pueden estar en la misma situación si su rol en la empresa conduce a la determinación de fines y medios de tratamiento.
¿Qué incluye la noción de “monitorizar el cumplimiento” del Reglamento (Art. 39.1 apartado b)?
Como parte de estas funciones para supervisar el cumplimiento, el DPO podrá:
¿El DPO es personalmente responsable por el incumplimiento del Reglamento?
No, el DPO no es personalmente responsable por el incumplimiento del Reglamento. El texto deja claro que serán los responsables o los encargados del tratamiento quiénes deberán garantizar y poder acreditar que los tratamientos de datos se llevan a cabo de conformidad con el Reglamento.
¿Cuál es el papel del DPO con respecto a la evaluación de impacto de la protección de datos (art. 37.1 apartado c) y el registro de las actividades de tratamiento de datos personales (art. 30)?
En lo que respecta a la evaluación del impacto de la protección de datos, el responsable o encargado del tratamiento solicitará el asesoramiento del DPO, sobre las siguientes cuestiones, entre otras:
En lo que respecta al registro de las actividades de tratamiento, es el responsable o encargado del tratamiento, no el DPO, quién deberá mantener un registro de los diferentes tratamientos de datos personales que se hagan en la empresa. Sin embargo, del texto del Reglamento, nada impide que el responsable o encargado del tratamiento pueda asignar al DPO la tarea de mantener el registro de actividades del tratamiento, bajo la responsabilidad del responsable del tratamiento. Este registro deberá considerarse como una de las herramientas que permitirán al DPO llevar a cabo sus tareas de vigilancia del cumplimiento, asesorando al responsable y al encargado del tratamiento.
Las empresas deberán ponerse las pilas en encontrar, ya sea en el seno de la misma o fuera, un perfil para llevar a cabo todas las funciones que hemos comentado en el artículo. Asimismo, no debemos olvidar que el nuevo Reglamento será de aplicación a partir del 25 de mayo 2018 y, cuanto antes las empresas tengan claro el perfil, antes podrán ponerse manos a la obra a planificar la adaptación de la empresa a las exigencias del nuevo Reglamento.
Jesús Martinell