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La falta de previsión, un grave error

No nos engañemos ser poco previsores es uno de los mayores defectos del ser humano. Si prolongamos éste a la dirección de nuestra empresa estamos ante una situación fatal. Pensar que a nuestra empresa nunca le afectarán los avatares de nuestra propia existencia es una simpleza. Desde la necesidad de una ausencia prolongada, ya sea por accidente, enfermedad o cuestiones personales. Y llegando al fallecimiento repentino de alguna de las personas claves en el devenir de la empresa. Todas estas situaciones pueden llevarnos a cometer errores de bulto. Hay cuestiones que se deben tratar con antelación. La forma de comunicar las ausencias, e incluso quién tiene que llenar ese vacío de poder ejecutivo.

El fin último de tener un plan de contingencia es evitar el bloqueo en la gestión de nuestra empresa. Ese bloqueo puede deparar daños irreparables en la empresa. Por la ausencia de una persona que pueda tomar las decisiones empresariales convenientes. Peor también porque esos vacíos de poder pueden llenarse con luchas internas para llenarlo. Al tiempo se proyecta una imagen de des-organización y de ausencia de una línea ejecutiva clara. Esta sensación, o más aún realidad, es un factor negativo en la confianza de clientes, empleados, proveedores, y entidades financieras. Algo que ninguna empresa puede permitirse, y mucho menos prolongar en el tiempo.

El plan de contingencia

Todas estas posibles cuestiones negativas se pueden solventar siendo previsores. Y de serlo la herramienta necesaria es el plan de contingencia. Con un plan trazado nos anticipamos a las posibles y diferentes situaciones. En ocasiones la solución será temporal hasta la vuelta de la persona que se ha ausentado. Otras veces el plan permitirá la transición ordenada tras una ausencia. Cuando nuestra empresa es familiar en nuestro plan se debe incluir la sucesión de la propiedad, la gestión y el gobierno de la misma. En cada caso concreto dependiendo del grado de profesionalización de la misma.

Nuestra estructura empresarial así como la magnitud de la misma es la que influirá en el alcance de nuestro plan de contingencia. Así como en su complejidad. Del mismo modo cada evento que sea tratado en el plan será valorado en una escala de riesgo. De tal forma que la solución al evento tendrá un nivel de complejidad acorde al análisis previo del mismo. El análisis de la empresa, de los diferentes cuadros de mando, su incidencia en el día a día de la empresa, y el grado de dependencia de ésta respecto de ellos. Son las cuestiones a analizar y que darán como resultado las respuestas incluidas en el plan de contingencia. Es cierto que en más de una ocasión este análisis necesario para la creación del plan hace replantear en la empresa esos niveles de dependencia. Haciendo necesarios cambios que alivien en la medida de lo posible la presión en algunos puestos de dirección.

Fases de un plan de contingencia

Un plan de contingencia tiene tres fases diferenciadas. Una primera de

La falta de previsión, un grave error

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No nos engañemos ser poco previsores es uno de los mayores defectos del ser humano. Si prolongamos éste a la dirección de nuestra empresa estamos ante una situación fatal. Pensar que a nuestra empresa nunca le afectarán los avatares de nuestra propia existencia es una simpleza. Desde la necesidad de una ausencia prolongada, ya sea por accidente, enfermedad o cuestiones personales. Y llegando al fallecimiento repentino de alguna de las personas claves en el devenir de la empresa. Todas estas situaciones pueden llevarnos a cometer errores de bulto. Hay cuestiones que se deben tratar con antelación. La forma de comunicar las ausencias, e incluso quién tiene que llenar ese vacío de poder ejecutivo.

El fin último de tener un plan de contingencia es evitar el bloqueo en la gestión de nuestra empresa. Ese bloqueo puede deparar daños irreparables en la empresa. Por la ausencia de una persona que pueda tomar las decisiones empresariales convenientes. Peor también porque esos vacíos de poder pueden llenarse con luchas internas para llenarlo. Al tiempo se proyecta una imagen de des-organización y de ausencia de una línea ejecutiva clara. Esta sensación, o más aún realidad, es un factor negativo en la confianza de clientes, empleados, proveedores, y entidades financieras. Algo que ninguna empresa puede permitirse, y mucho menos prolongar en el tiempo.

El plan de contingencia

Todas estas posibles cuestiones negativas se pueden solventar siendo previsores. Y de serlo la herramienta necesaria es el plan de contingencia. Con un plan trazado nos anticipamos a las posibles y diferentes situaciones. En ocasiones la solución será temporal hasta la vuelta de la persona que se ha ausentado. Otras veces el plan permitirá la transición ordenada tras una ausencia. Cuando nuestra empresa es familiar en nuestro plan se debe incluir la sucesión de la propiedad, la gestión y el gobierno de la misma. En cada caso concreto dependiendo del grado de profesionalización de la misma.

Nuestra estructura empresarial así como la magnitud de la misma es la que influirá en el alcance de nuestro plan de contingencia. Así como en su complejidad. Del mismo modo cada evento que sea tratado en el plan será valorado en una escala de riesgo. De tal forma que la solución al evento tendrá un nivel de complejidad acorde al análisis previo del mismo. El análisis de la empresa, de los diferentes cuadros de mando, su incidencia en el día a día de la empresa, y el grado de dependencia de ésta respecto de ellos. Son las cuestiones a analizar y que darán como resultado las respuestas incluidas en el plan de contingencia. Es cierto que en más de una ocasión este análisis necesario para la creación del plan hace replantear en la empresa esos niveles de dependencia. Haciendo necesarios cambios que alivien en la medida de lo posible la presión en algunos puestos de dirección.

Fases de un plan de contingencia

Un plan de contingencia tiene tres fases diferenciadas. Una primera de valoración del nivel de dependencia entre la empresa y los puestos ejecutivos. En esta fase se definen también los eventos que pueden desencadenar situaciones de vacío de poder. Ausencias, fallecimientos, en definitiva todos aquellos que pueden impactar negativamente en el discurrir de la empresa. Como resultado de esta valoración podrán surgir necesidades propias. Desde la creación de protocolos a planes estratégicos. En el caso de empresas familiares estos planes pueden incluir la profesionalziación de la empres e incluso su venta a terceros.

Una segunda fase sería el análisis de cada evento por separado. Cada uno de ellos debe tener una respuesta propia y concreta. Será necesario la redacción de documentos que plasmen la solución a aplicar. Por último se debe crear un manual de procedimientos y una hoja de ruta. De tal forma que se incluyan todos los pasos a dar y cómo se deben dar.

del nivel de dependencia entre la empresa y los puestos ejecutivos. En esta fase se definen también los eventos que pueden desencadenar situaciones de vacío de poder. Ausencias, fallecimientos, en definitiva todos aquellos que pueden impactar negativamente en el discurrir de la empresa. Como resultado de esta valoración podrán surgir necesidades propias. Desde la creación de protocolos a planes estratégicos. En el caso de empresas familiares estos planes pueden incluir la profesionalziación de la empres e incluso su venta a terceros.

Una segunda fase sería el análisis de cada evento por separado. Cada uno de ellos debe tener una respuesta propia y concreta. Será necesario la redacción de documentos que plasmen la solución a aplicar. Por último se debe crear un manual de procedimientos y una hoja de ruta. De tal forma que se incluyan todos los pasos a dar y cómo se deben dar.