Sellado de tiempo y custodia de evidencias de cumplimiento

Como ya comentamos al inicio de este año, estamos aprovechando el 30 aniversario de nuestra especialización para ampliar, mejorar y relanzar nuestros servicios.

Uno de ellos es el sellado de tiempo y la custodia de evidencias de cumplimiento con el fin de acreditar de forma indubitada la fecha de obtención de una evidencia en un proyecto de compliance. Este servicio se originó a partir de la necesidad de acreditar la existencia previa del control para poder acceder a la exención de responsabilidad penal o a la atenuación de las sanciones en sede administrativa.

El sistema también sirve para acreditar el contenido de los mensajes enviados a proveedores y clientes, así como los mensajes internos enviados como recordatorio de las obligaciones de control a los diferentes responsables.

Las principales finalidades del sellado de tiempo en un proyecto de compliance son, por lo tanto, las siguientes:

Prueba cronológica de la existencia de los controles normativos, de prevención, de detección y de mitigación.
Prueba cronológica de la idoneidad de los controles.
Prueba cronológica de la eficacia de los controles.
Prueba cronológica de las pruebas de estrés de los controles.
Prueba cronológica de los mensajes enviados a clientes y proveedores.
Prueba cronológica de los recordatorios enviados a los responsables de un control.

Las características principales de este servicio son las siguientes:

Sellado de tiempo automatizado.
Depósito notarial periódico.
Sellado de mensajes enviados en copia oculta o en abierto.
Dirección de mail de sellado única para cada cliente.
Entrega de evidencias a través de la aplicación Compliance 3.0.
Asociación entre evidencias y controles y evaluación continuada en la aplicación.
Verificación de las evidencias.
Custodia de las evidencias durante el plazo de prescripción de la infracciones.
Tarifa plana.
Alojamiento del repositorio de evidencias en un servidor español.
Protocolización notarial selectiva en caso de reclamación o juicio.
Ratificación en juicio.