Si eres autónomo o pyme tienes que plantearte si tienes alguna obligación relacionada con la conservación de las facturas y los justificantes.
En este artículo te aclaramos estas entre otras dudas relacionadas con los plazos de conservación de las facturas y otros documentos relacionados con tu empresa.
Y para responder a la misma hemos de hacerlo desde distintas perspectivas:
Del Código de Comercio se deriva la obligación de conservar durante seis años desde el último asiento del ejercicio todos los libros y documentos relativos a la actividad económica, indistintamente si se trata de un autónomo o entidad mercantil. Obligación que se mantiene aunque el empresario haya cesado en su actividad.
Tal vez te preguntes: ¿A quién le afecta la obligación?
A los empresarios autónomos y a las entidades mercantiles (sociedad limitada, anónima, etc.).
No obstante, en la normativa que se refiere a los impuestos, el plazo de prescripción es de cuatro años, que empiezan a contarse desde el momento en que presenta el mismo. Así, aunque se refiere a estos cuatro años, la normativa mercantil exige que estos guarden la documentación durante el plazo de los seis años.
Como ya hemos anticipado, la normativa fiscal se refiere al plazo de cuatro años. Sin embargo, hay otros plazos a los que debemos prestar atención:
La LGT establece una obligación general para empresarios y profesionales respecto la obligación de expedir y entregar facturas o documentos equivalentes. Sobre estos documentos, la Ley del IVA establece que estos documentos tendrán que conservarse durante un plazo de cuatro años, que es el plazo de prescripción del mismo.
Finalmente, el Reglamento que regula las obligaciones de facturación establece que los documentos que se enuncian a continuación también deberán conservarse durante el plazo que establezca la LGT (cuatro años). Los documentos son:
¿A quién afecta este régimen? Están obligados los empresarios y profesionales que se acojan a regímenes especiales del IVA y aquéllos que sean sujetos pasitos del IVA.
Los documentos se conservarán en papel o formato electrónico, siempre que se garantice de la autenticidad respecto a su origen, contenido y legalidad. Además, se ha de garantizar a la Administración el acceso a los mismos.
Con la especialidad de que si se trata de facturas que consten por medios electrónicos si se trata de un país tercero en el que no exista un instrumento jurídico relativo a reciprocidad se tendrá que hacer comunicación previa a la Administración Tributaria.
Además, se aplica la especialidad a la que hemos hecho referencia en el apartado relativo a la normativa fiscal, de forma que si existen procedimientos de regularización de los impuestos el plazo de los cuatro años se iniciará de nuevo tras dicha interrupción, es decir, una vez finalice el procedimiento.
Respecto a esta materia también rige una especialidad, ya que si eres sujeto obligado por la normativa de prevención de blanqueo de capitales afectada por la Ley 10/2010 el plazo de conservación será de diez años.