Veamos cómo aplicar el nuevo Reglamento General de Protección de Datos cuando mandamos comunicaciones o boletines a clientes.
El e-mail es una de las maneras más económicas y efectivas de comunicarse en la actualidad. Por eso no resulta raro que la mayoría de empresas utilicen el envío de boletines para informar de sus novedades a los clientes.
Con el RGPD esto no tiene por qué ser distinto, aunque las empresas necesitan hacer una serie de rectificaciones y modificaciones para seguir enviando newsletters y cumplir con el nuevo marco legal. Estas 4 claves resumen los aspectos más relevantes a tener en cuenta:
1. Consentimiento explícito. Los formularios de recogida de datos privados necesitan adaptarse al nuevo marco legal. La principal novedad es que tras los campos para introducir los datos debe colocarse una casilla que indique que el usuario acepta la política de privacidad así como una segunda en la que se acepte mantener una relación comercial mediante el envío de comunicaciones sobre productos y servicios de la empresa que puedan ser de interés. Solo de esta forma está dando a la empresa un consentimiento expreso para utilizar sus datos personales.
2. Consentimiento verificable. La recogida de datos personales necesita ir acompañada de la oportuna verificación (a través de IP o de firma presencial). Esto pretende eliminar las malas prácticas en torno a la recogida de direcciones de correo electrónico sin previo consentimiento. Si las empresas no cuentan con el consentimiento verificado y expreso de sus clientes ya sea previo o posterior al RGPD, tendrán que crear una nueva lista de suscriptores.
3. Política de privacidad. Si hasta ahora era esencial vincular a la política de privacidad de la empresa y del sitio web, el RGPD refuerza su peso. En los formularios tendrá que colocarse un enlace al texto íntegro y, además, presentarse un breve resumen, el cual puede hacerse a través del sistema de información por capas. Consiste en mostrar la información esencial en una primera capa, cuando se accede a la página y contemplarla en una segunda capa mediante una página en la que se ofrecerá información adicional. El objetivo es dar más información al usuario para que haga una decisión más razonada sobre con qué empresas comparte sus datos personales. Conviene evitar el estilo farragoso en la política de privacidad. En su lugar, debe aparecer de manera clara el responsable, con qué fin se utilizan los datos, durante cuanto tiempo, la legitimación, los destinatarios y/o los derechos que pueden ejercer y ante quién podrán ejercerlos.
Si necesita asesoramiento especializado sobre estas u otras cuestiones del RGPD relacionadas con el Derecho Digital, consúltenos.
