El nuevo Reglamento europeo de Protección de Datos (Reglamento UE 2016/679) ha traído cambios a todos los tratamientos de datos personales, y como cabía esperar, las Comunidades de Propietarios y los Administradores de fincas no iban a ser una excepción.
Por ello, la Agencia Española de Protección de Datos ha publicado una Guía sectorial, que aborda la Protección de Datos y la Administración de Fincas. En la Guía recuerdan que ya era aplicable la Ley Orgánica de Protección de datos 15/1999, puesto que debido a las obligaciones que impone la Ley 49/1969 de Propiedad Horizontal, se realizan diferentes tratamientos de datos ya sea para el cumplimiento de obligaciones contables, fiscales y administrativas como ficheros de videovigilancia u otros tratamientos más particulares.
La Guía comienza recordándonos que el sujeto considerado como Responsable del tratamiento de los datos personales será la propia comunidad de propietarios que se materializa a través de la figura del presidente de la comunidad, es decir, es el presidente quien tiene que declarar los ficheros, firmar los contratos de encargado de tratamiento, quien custodie los ficheros etc. Aunque lo más normal es que estas funciones sean delegadas a un Administrador de fincas, que es quien velará por el cumplimiento de las obligaciones legales de la Comunidad de Propietarios.
En este sentido el Administrado de la finca actuará como Encargado del Tratamiento, y esta relación Responsable-Encargado, deberá regularse a través de un contrato de. Pero debemos recordar que con la entrada en vigor del nuevo Reglamento 2016/679 se deberán actualizar todos los contratos y adaptarlos a las exigencias del nuevo Reglamento. Nuevas reglas para los contratos entre responsables y encargados
Además de adaptar los contratos al nuevo Reglamento, se deberán cumplir con otras obligaciones:
Por último se analizan distintos supuestos que se dan muy a menudo en las Comunidades de Propietarios y que tienen unas especialidades que merecen estudiar.
En resumen, las Comunidades de Propietarios y en consecuencia los Administradores de Fincas deben comenzar a ponerse al día en materia de protección de datos. Si dichas Comunidades de Propietarios ya cumplen con la actual Ley Orgánica de Protección de Datos la adaptación al nuevo Reglamento será más sencilla. De hecho es posible empezar a adaptar los contratos de Encargado de tratamiento y las cláusulas de información a las nuevas exigencias. Pero aquellas Comunidades y Administradores de Fincas que no cumplan con la Ley Orgánica de Proyección de Datos, deben comenzar a plantearse en implantar una política de protección de datos, ya que, tanto si es una comunidad de propietarios grande como pequeña, la legislación es aplicable a todos.
Eduardo Martínez