“El impacto que la improvisación puede tener en la empresa puede generar daños irreparables”
Las empresas (ya sean familiares o no), deben ser capaces de prever acontecimientos inesperados como la ausencia repentina (ya sea por fallecimiento, incapacidad o desaparición) de determinadas personas clave, que puede tener un impacto muy relevante tanto en la propiedad, como en el gobierno y gestión de la empresa así como en su entorno (clientes, proveedores estratégicos, stakeholders, directivos etc.).
El impacto que la improvisación puede tener en la empresa puede generar daños irreparables en función de los vacíos y/o guerras de poder que se den tras producirse un evento desencadenante; es por ello que se recomienda elaborar un Plan de Contingencia.
¿Qué es el Plan de Contingencia? Es el resultado de un análisis del sistema de organización de la propiedad, el gobierno y la gestión de la empresa que tiene por finalidad: (i) detectar el nivel de dependencia que la Empresa puede tener de determinadas personas clave en dichos ámbitos, y (ii) prever y planificar una transición de poder ordenada y ágil en caso de que se produzca dicha ausencia.
¿Qué Empresas deberían tener un Plan de Contingencia? Cualquier empresa debería tener un Plan de Contingencia de mayor o menor alcance o complejidad, teniendo en cuenta que detrás de una empresa siempre vamos a encontrar a una o varias personas físicas que son clave en su desarrollo y, nos guste o no, las personas pueden faltar de forma imprevista.
¿Qué impacto puede tener la falta de previsión del fallecimiento o la ausencia prolonga- da en la Empresa? La ausencia permanente de personas claves en la Empresa, ya sea por fallecimiento, incapacidad u otro motivo, puede conllevar temporalmente un bloqueo en los órganos de gobierno y una paralización de la gestión así como transmitir una imagen de desorganización o desorientación ante el vacío de poder que puede tener un impacto negativo en la confianza generada en los distintos stakeholders así como en el mercado, con los costes de imagen que ello puede conllevar.
¿En qué se concreta el Plan de Contingencia? En función de la estructura y magnitud de la Empresa, del nivel de riesgo de la misma en caso de producirse un evento desencadenante, el Plan de Contingencia puede ser más o menos complejo. Por ello, lo más adecuado es distinguir varias fases para poder adecuarlo a las necesidades de la Empresa.
En una Primera Fase se valoraría el nivel de dependencia de la Empresa de determina- dos miembros clave y se definirían los «eventos desencadenantes» (E.D.); es decir el fallecimiento o ausencia de determinadas personas que impactarían gravemente en la Empresa generando un bloqueo o vacío de poder. En una Segunda Fase se trabajaría sobre cada E.D., señalando los bloqueos o vacíos que generarían y recogiendo la voluntad de las personas implicadas y diseñando los documentos jurídicos en los que quedaría plasmada dicha voluntad (testamento, poderes, autotutelas, modificaciones estatutarias, pactos parasociales etc.). En una Tercera Fase se elaboraría la Hoja de Ruta y el Manual de Procedimientos, es decir, se establecerían de forma calendada las diferentes actuaciones a llevar a cabo (tanto mercantiles, como civiles, contractuales etc, así como informativas a terceros) desde el momento en que se produzca un E.D. hasta que quede definitivamente implementada la voluntad del cliente y se produzca el relevo inmediato o la representación en la propiedad, el gobierno y la gestión de la Empresa.
Arantxa Tobaruela
