En el ejercicio de sus funciones, los inspectores de trabajo pueden entrar libremente en cualquier momento y sin previo aviso en todo centro de trabajo, así como permanecer en él.
Durante la visita, el inspector puede hacerse acompañar por el empresario o por su representante, por los empleados o por los representantes de los trabajadores.
La Inspección de Trabajo es un mecanismo fundamental para garantizar el cumplimiento de la normativa laboral y proteger los derechos de empresas y empleados.
Conocer las actuaciones ante la inspección de trabajo es de gran relevancia para garantizar un ambiente laboral seguro, justo y equitativo.
Ante la visita de un inspector de trabajo o subinspector de empleo nos surge la duda de cómo debemos actuar y comportarnos ante la misma.
En el caso de que su empresa sea objeto de una Inspección de Trabajo, conviene repasar muy bien, con carácter previo a cualquier comparecencia por poco trascendente que pueda parecer, toda la documentación que se aportará y que la misma sea supervisada por asesores o expertos con conocimientos adecuados sobre la materia.
Atención. Cabe destacar que, si tiene su centro de trabajo o trabaja en su propio domicilio, puede negarse a una Inspección de Trabajo y de no autorizar la Inspección, el inspector o los órganos de Administración Pública requerirían una autorización judicial.
Ahora bien, recuerde que los inspectores de trabajo pueden presentarse en las instalaciones de su empresa o local sin que sea necesario que le haya preavisado.
Si se encuentra en esta situación, solicite su identificación (disponen de un carné que acredita su cargo) y actúe así:
Atención. Los inspectores de trabajo se pueden presentar en nuestras instalaciones sin haber preavisado con antelación. En caso de que esto ocurra, se deberá notificar la situación inmediatamente al director de recursos humanos o al responsable del centro de trabajo.
En el momento de recibir la visita del inspector se deben tener en cuenta los siguientes puntos a la hora de atender a la Inspección:
Mostrar una actitud colaboradora: la obstrucción a la actividad inspectora no aportará nada bueno durante la instrucción del expediente y por el contrario no solo constituye una infracción sancionable que el funcionario actuante no dudará en proponer si detecta este tipo de comportamiento, sino que además ello sólo puede favorecer que, ante un incumplimiento, la propuesta de sanción del Inspector lo sea en su cuantía e importes más elevados.
Mantener la calma: no es aconsejable que la persona que comparezca ante el funcionario actuante sea alguien de carácter fácilmente irascible o lo haga alterada. En la línea apuntada anteriormente es aconsejable que la persona que comparezca se manifieste, por lo menos aparentemente, como colaborador y dialogante. Perder los nervios o predisponerse en contra del funcionario actuante y del organismo que nos ocupa no aportará ningún beneficio en el desarrollo de las actuaciones y por el contrario puede predisponer de forma negativa al Inspector actuante y provocar que acabe investigando más de lo inicialmente previsto.
Cuanto mayor es el ámbito de actuación inspectora mayor también es el riesgo de detectar irregularidades sancionables: No podemos engañarnos, ante una panorama legislativo tan denso y disperso como al que actualmente se deben enfrentar las empresas, con una técnica legislativa más que dudosa, prácticamente no hay ninguna empresa que cumpla de forma íntegra con las obligaciones impuestas por las disposiciones vigentes. No debemos favorecer que nuestro comportamiento o actuación haga que el órgano inspector decida ampliar el ámbito inicial de sus actuaciones comprobatorias por cuanto eso amplía exponencialmente el riesgo de detectar irregularidades en nuestra empresa.
Preparar adecuadamente las comparecencias: Conviene repasar muy bien, con carácter previo a cualquier comparecencia por poco trascendente que pueda parecer, toda la documentación que se aportará y que la misma sea supervisada por abogados, asesores o personas con conocimientos adecuados sobre la materia.
En el caso de no conocer los procedimientos o algunos de los documentos, recomendamos consultar a su asesor laboral para que le pueda ayudar a obtener los documentos necesarios para poder pasar con éxito una Inspección de Trabajo.
Las diligencias o escritos que los inspectores de trabajo presenten en las empresas tras una inspección, pueden incluir el requerimiento de presentar alguno de los siguientes documentos:
El inspector tiene el derecho y la obligación de analizar toda la actividad sujeta a inspección, abriendo las diligencias, pruebas o exámenes que considere oportunos, por lo que puede reclamar:
Comparecer representado por un asesor experto en la materia: Aunque no resulta exigible ni legalmente obligatorio, resulta altamente imprudente que el propio empresario comparezca personalmente ante el inspector actuante. Es aconsejable que se delegue esta facultad en un experto asesor cualificado quien no sólo estará más acostumbrado a la dinámica de la Inspección de Trabajo sino que además podrá defender cualquier asunto que se plantee con más argumentos técnicos.
Especialmente escrupuloso debe ser el empresario si la Inspección de Trabajo viene provocada por un accidente de trabajo: La empresa tiene la obligación de efectuar una Investigación del accidente acontecido, pero la legislación no establece un plazo concreto para elaborar la misma por lo que a pesar de la insistencia y comentarios del Inspector actuante la empresa debe tomarse el tiempo que resulte necesario para realizar la investigación. Lo que se refleje en esa investigación de accidente pasará a constituir una auténtica declaración de la empresa a los efectos de fijar los hechos del accidente y establecer los posibles incumplimientos, pudiendo ser incluso utilizada en las diligencias penales que se puedan abrir a raíz del siniestro. Por ello no debe entregarse ningún documento y en especial la Investigación de accidente sin haber sido supervisada y autorizada por el asesor de la empresa.
Las conclusiones del Inspector, serán trasladadas tanto al empresario como al delegado en prevención, entregando requerimiento de subsanación, en caso de no presentar toda la documentación solicitada, se abrirá un Acta de Infracción y una propuesta de sanción.
Las actuaciones comprobatorias a un mismo sujeto no pueden dilatarse por más de 9 meses ni interrumpirse por más de 5 meses, salvo que la dilación o interrupción sea imputable al propio sujeto inspeccionado.
Sobre este plazo de 9 meses se establecen una serie de excepciones que permiten ampliar el citado plazo por otro periodo que no excederá de otros nueve (hasta un total de 18 meses), como son:
Para la imposición de sanciones por infracciones administrativas en el orden social es obligatoria la tramitación previa de un expediente comprobatorio.
Tras el expediente comprobatorio el Inspector de Trabajo suele concluir sus actuaciones con alguna de las siguientes decisiones:
Atención. Los hechos constatados por los funcionarios actuantes en las actas de liquidación o propuestas de sanción tienen presunción de certeza, salvo prueba en contrario, es decir le va a corresponder a la empresa acreditar que lo que el funcionario actuante manifiesta haber constatado no era verdad o era diferente a como recoge en sus actuaciones.
Frente a la propuesta de sanción o de liquidación formulada por el Inspector de Trabajo la empresa podrá formular las alegaciones correspondientes en el plazo de 15 días desde su notificación. A su vez, frente a la resolución que resuelva sobre las mismas podrá la empresa formular Recurso de Alzada en el plazo de un mes desde su notificación.
Concluida la fase administrativa si la resolución que resuelve el Recurso ratificara la sanción o el Acta de Liquidación de cuotas la misma podrá ser recurrida en vía jurisdiccional ante los Tribunales de Justicia.
En caso de que se identifiquen áreas de riesgo significativo, buscar asesoramiento legal para asegurar una respuesta adecuada y evitar posibles sanciones.
Es crucial que la empresa demuestre una actitud de colaboración y transparencia durante la visita del inspector, con el objetivo de cumplir con la normativa laboral y mantener un ambiente de trabajo seguro y legal.