Es habitual que al finalizar la relación laboral con un trabajador que ha formado parte de la compañía, ésta mantenga activa sine die la cuenta de correo electrónico corporativa del trabajador en cuestión, y ello puede resultar lógico si pensamos en el correo electrónico como un medio de la empresa puesto a disposición del trabajador y, en el interés legítimo de la misma, de verificar el avance de los asuntos en marcha que el trabajador tenía entre sus labores o verificar, en su caso, la entrada de nuevos asuntos o, simplemente, consultar asuntos cerrados para cualquier cuestión que la empresa precise.
No obstante lo anterior, ya se han impuesto sanciones por parte de Autoridades de Control, es el caso de la Autoridad Italiana (el Garante para la Protección de Datos Personales) que impuso a una empresa una sanción de 15.000.-€ por tratar datos derivados del correo electrónico del trabajador cuya relación había cesado con la empresa, por no informar debidamente al mismo sobre el tratamiento de sus datos y uso de los medios de la empresa y por no tomar las medidas técnicas y organizativas necesarias (Ordinanza ingiunezione nei confronti di Mapei S.p.A. – 2 luglio 2020 [9445180]).
Veamos a continuación como debemos actuar en la gestión de cuentas corporativas tras la finalización de la relación laboral con su usuario.
1) Información a los interesados:
En el momento de la contratación, como viene siendo hartamente repetido, debe informarse al trabajador sobre la política de uso de los medios digitales de la empresa puestos a su disposición para el desarrollo de sus funciones. En el caso resuelto por la Autoridad Italiana, la empresa informó al trabajador en el sentido de que “el correo electrónico es propiedad exclusiva de la empresa y es una herramienta de trabajo que debe ser utilizada por los trabajadores exclusivamente con fines profesionales en relación con las tareas específicas que le sean asignadas (…) además, la empresa, en cualquier momento, necesidad declarada, justificada y documentada (por ejemplo garantizar la continuidad de negocio, prevenir o combatir conductas ilegales o abusos) se reserva el derecho a acceder a cualquier correo electrónico a través de los sistemas de información de la compañía”. Además, la empresa había previsto la posibilidad de reenvío de los emails recibidos en la cuenta de correo electrónico en caso de ausencia prolongada del trabajador.
No obstante lo anterior, en el documento que la empresa circularizó entre los trabajadores no informó sobre el posible tratamiento posterior d ellos datos del email destinado a asegurar la continuidad de la actividad empresarial, llevado a cabo una vez finalizada la relación laboral, por lo que no especifica la posibilidad de que la cuenta de correo se mantenga activa ni de que los emails se redirijan a una dirección de correo electrónico diferente.
2) Medidas técnicas y organizativas a tener en consideración:
Según se ha expuesto, informar al trabajador sobre el uso permitido de los dispositivos y herramientas digitales puestas a su disposición y sobre la posibilidad de realizar controles a los mismos, no es suficiente para poder, una vez terminada la relación laboral acceder al correo electrónico del trabajador.
En cumplimiento de los principios de necesidad, licitud y proporcionalidad, parece que la empresa debiera haber previsto la eliminación de la cuenta del empleado al terminar la relación laboral con el mismo y simultáneamente haber adoptado sistemas de respuesta automática destinados a informar a terceros sobre direcciones de correo alternativas a las que dirigir sus peticiones.
Asimismo, en caso de que la sociedad pueda tener intereses legítimos en el mantenimiento post-contractual de la cuenta de correo electrónico deberá proceder a informar al trabajador en el momento de la contratación, pudiendo mantenerse dicha cuenta bloqueada durante el tiempo necesario en que puedan derivarse responsabilidades para el empleador e incluir mensajes de respuesta automática al remitente facilitando direcciones alternativas para el envío de los emails. Una vez transcurrido dicho plazo la cuenta deberá ser eliminada.
3) Recomendaciones y conclusiones:
A la vista de lo anterior y ante un inminente baja de cualquier trabajador que tenga a su disposición el correo electrónico corporativo, recomendamos tomar las siguientes acciones:
a) Contemplar en las políticas sobre el uso de dispositivos digitales puestos a disposición del trabajador la gestión post-contractual de la cuenta de correo electrónico.
b) Antes de la finalización de la relación laboral, si la compañía precisa acceder al email corporativo del empleado para gestionar la relación con clientes o proveedores, o servirse, en su caso, de pruebas para un procedimiento posterior, debe extraer los que considere oportunos, cumpliendo, eso sí, las condiciones necesarias relativas a la información a facilitar al trabajador, para que se produzca dicho acceso con las garantías y cautelas debidas.
c) Establecer un mensaje de respuesta automática a los efectos de hacer saber a los remitentes de correo a la cuenta en cuestión que las comunicaciones deben enviarse a otra cuenta en virtud de la baja del trabajador.
d) Bloquear la cuenta de correo electrónico del trabajador desde el momento en el que cesa la relación laboral y mantenerla bloqueada el tiempo estrictamente necesario en el que pudieran derivarse responsabilidades para la compañía en virtud tanto de la relación laboral como de las labores encomendadas al trabajador.
e) Eliminar la cuenta transcurrido el plazo anterior.
En el caso del email corporativo, como vemos, es de vital importancia documentar tanto el uso de los medios digitales puestos a disposición del trabajador durante la relación laboral como después de finalizada la misma a los efectos de evitar posibles sanciones. Además, se desaconseja expresamente la práctica habitual de activar reglas de reenvío automático por la posibilidad de que se reciba material sensible relacionado con el exempleado sin que éste sea consciente de ello.
