A finales de noviembre del año pasado ocuparon titulares noticias sobre la imposición de multas: sanción de 80.000 € por no aprobar el plan de igualdad o multa de 7.500 € por no tener plan.
Nos cogió por sorpresa.
Ahora el asunto se ha vuelto apremiante. Las sanciones son una amenaza más tangible gracias a la cobertura mediática. Es hora de implantar un plan de igualdad sobre todo para evitar una ¡sorpresa, inspección en la empresa!
Pero te abruma. Ya arrastras toda una carga pesada de obligaciones. Sientes que el desafío de implantar un plan es demasiado grande. En complejidad. En gestión. A nivel de recursos y económicamente.
Porque no se trata solo de cumplir con la ley sino de crear un entorno de trabajo inclusivo y equitativo para todos. A corto, medio y largo plazo.
De ahí que hayas acabado aquí, buscando una guía para entender en detalle todo el proceso y encontrar respuestas a:
Pues bien, en este artículo encontrarás respuestas a esas preguntas y más. Te voy a proporcionar información precisa y relevante, para que comprendas el proceso de principio a fin y puedas tomar decisiones informadas.
Empecemos por lo más básico: ¿qué es un plan de igualdad?
Un Plan de Igualdad implica realizar un diagnóstico de situación desde la perspectiva de igualdad entre hombres y mujeres relacionado con las condiciones laborales que hay en la empresa. Desde la selección y la promoción hasta la formación, se analiza cómo está tu empresa en términos de igualdad y qué medidas adoptar para mejorar en todos los aspectos.
Un plan de igualdad evalúa la equidad entre hombres y mujeres en una empresa, en cuanto a condiciones laborales, proponiendo medidas para su mejora.
En términos generales, un plan de igualdad para empresas consta de varias etapas esenciales.
La comunicación efectiva es un pilar fundamental en la implementación de un Plan de Igualdad, abarcando distintos momentos del proceso:
Antes de la Puesta en Marcha:
Durante la Ejecución:
Después de la Implementación:
Es crucial garantizar que la información se difunda de manera amplia, utilizando canales formales de la empresa como reuniones informativas, tablones de anuncios, comunicados internos e intranet. Además se debe destacar la importancia de la participación continua del personal.
Se constituye un equipo de trabajo, conocido como Comisión Negociadora con una representación paritaria de la empresa y las personas trabajadoras. Posteriormente, se inicia una negociación que asegura la participación de todas las partes involucradas en el proceso.
Recomendamos acordar entre ambas partes un reglamento de actuación de la Comisión Negociadora.
En esta fase se realiza un análisis exhaustivo de la igualdad de oportunidades en la empresa, incluyendo la recopilación de datos, análisis, debate interno y formulación de propuestas.
No solo se trata de realizar el diagnóstico de situación, sino de involucrar a todas las partes interesadas en un proceso de negociación que:
En base a la información obtenida en la fase 3, se realiza el diseño de las medidas y su correcta planificación. Incluye:
Al igual que el diagnóstico de situación, el diseño de las medidas también comporta una obligada negociación para asegurarse de que todas las partes estén alineadas y comprometidas.
En esta etapa se redacta el documento final del Plan de Igualdad, que incorpora, entre otros contenidos tasados, un resumen de diagnósticos, análisis y conclusiones, así como todas las medidas y estrategias acordadas durante las fases anteriores.
Una vez redactado, el plan se somete a un proceso de negociación final con las partes involucradas. Durante esta negociación, se revisan y discuten los detalles del plan para garantizar su viabilidad y efectividad en la práctica.
Una vez alcanzado el acuerdo final, se registra el Plan de Igualdad ante las autoridades competentes según la normativa vigente, actualmente REGCON.
Este registro, al hacer público el Plan de Igualdad, formaliza el compromiso de la empresa con la igualdad de género y garantiza su cumplimiento legal.
Tras la aprobación y registro del Plan de Igualdad, se procede a implementar las medidas y acciones planificadas en el Plan Esto implica aplicar las políticas y procedimientos para fomentar la igualdad en selección, promoción y formación. El objetivo es generar un cambio duradero en la cultura organizacional, creando un entorno laboral libre de sesgos por razón de género.
Periódicamente se deberá realizar un seguimiento de las medidas acordadas en el Plan de Igualdad, verificando su grado de cumplimiento.
Por su parte, la evaluación del Plan de Igualdad busca medir el cumplimiento de objetivos, analizar el proceso y su impacto. Se evalúan resultados y cambio cultural.
Cuando se inicia la elaboración de un Plan de Igualdad, es común realizar una comunicación de intenciones a la plantilla. Esta comunicación constituye el compromiso de la empresa de implementar el plan y establecer una comisión negociadora.
Aunque tanto la Declaración de Intenciones como el Plan de Igualdad comparten la meta de promover la igualdad en el entorno laboral, existen una diferencia clave entre ambas:
El origen de la obligación puede ser diverso:
En una inspección, si una empresa ya debía tener registrado un Plan de Igualdad, será sancionada, incluso si se encuentra en medio de un proceso de negociación del mismo en ese momento.
En el artículo 9 del Real Decreto 901/2020 se establecen las circunstancias en los las que es necesario revisar y modificar el plan de empresa:
La duración está establecida por ley en un máximo de 4 años. También es la que escogen las empresas debido a la inversión de tiempo y esfuerzo necesario para su elaboración e implementación.
Un aspecto fundamental a recordar cuando se contabiliza, es que basta con que, la plantilla alcance las 50 personas empleadas, aunque sea un solo día, para que se genere la obligación de implementar un Plan de Igualdad.
Este proceso de contabilización, conforme lo dispuesto por el Real Decreto 901/2020, debe llevarse a cabo al menos dos veces al año: a mitad (30 de junio) y final del año (31 de diciembre). Su propósito es evaluar si, del 1 de enero al 30 de junio o del 1 de julio al 31 de diciembre, la plantilla ha alcanzado o superado las 50 personas, o si por el contrario está por debajo de este umbral.
Es importante destacar que, aunque la revisión mínima se realiza dos veces al año, si, por ejemplo, el 15 de mayo la plantilla alcanza o supera las 50 personas, incluso si es solo por un día, la obligación de implementar un Plan de Igualdad se activa inmediatamente.
En estos casos, se realiza un promedio de los días trabajados en los últimos seis meses, considerando cada 100 días trabajados como un trabajador adicional en la contabilización.
EJEMPLO:
Supongamos que una empresa tiene:
Para contabilizarlos según la normativa de igualdad, realizamos el cálculo desglosado:
B. Trabajadores a través de ETT (10): Se suma al cómputo total, ya que se deben considerar como parte de la plantilla.
C. Empleados con contratos de duración determinada que ya no están (5):
Entonces, el cómputo total considerando a los empleados de plantilla, los trabajadores a través de ETT y los empleados con contratos de duración determinada que ya no están, sería de 54 empleados (40 + 10 + 4).
Este sería el número utilizado para evaluar la obligación de implementar un plan de igualdad según la normativa.
Esencialmente, en la elaboración de un Plan de Igualdad deben participar:
Empresario/a o personal designado por la empresa.
Delegadas/os de personal o comité de empresa.
* Una representación de ambas partes (Empresa y personas trabajadoras) constituirá la Comisión Negociadora del Plan de Igualdad.
La plantilla también participa activamente, por ejemplo, al responder a encuestas realizadas por la empresa. Debemos recordar que son las personas destinatarias del plan y las encargadas de su implementación, por lo que su involucración es clave. Además, se debe informar a toda la plantilla de los principales hitos durante el proceso de negociación e implementación del plan.
Cuando no existe una representación legal de las personas trabajadoras, el procedimiento a seguir implica convocar a los sindicatos más representativos a nivel territorial y sectorial. Esto añade un elemento de complejidad a la negociación ya que la participación activa de los sindicatos puede variar significativamente.
En situaciones en las que los sindicatos no se presentan, habiendo sido debidamente convocados, nuestra postura es avanzar con el proceso. En este caso, procedemos a presentar y registrar el plan, argumentando y acreditando ante la REGCON que fueron convocados y no respondieron.
Por otra parte, no debe confundirse la obligación de negociar con la obligación de llegar a un acuerdo. Si cumplimos con la obligación de negociar, incluso si no alcanzamos un acuerdo total o parcial, aún podremos registrar nuestro Plan de Igualdad como no acordado.
Es importante señalar que, por ahora en Beta Legal, no hemos tenido que recurrir a esta estrategia al elaborar un Plan de Igualdad para nuestros clientes. Siempre ha dado sus frutos trabajar de manera proactiva para lograr una colaboración final.
Lo aprueban las partes que han estado involucradas desde el inicio formando parte de la Comisión Negociadora:
Si desglosamos el proceso integral de la puesta en marcha de una Plan de Igualdad estos podrían ser los plazo aproximados:
Fase de comunicación (Fase 1). Esta fase empieza con la comunicación de la declaración de intenciones y “finalizará” con el fin de la implantación y seguimiento del plan, es decir, al final de los 4 años.
Fase de constitución de Comisión Negociadora (Fase 2). Puede variar de 1 a 3 meses. Todo depende de:
Fases de diagnóstico, diseño de medidas, negociación final y registro (Fases 3, 4 y 5). También dependerá del tamaño y la complejidad estructural de la empresa. Sin embargo, si no hay problemas que dificulten la obtención de datos, se puede completar en, aproximadamente, de 3 a 5 meses.
En todo caso, el plazo máximo establecido legalmente para tener registrado el Plan de Igualdad es de un año a contar desde la constitución de la Comisión Negociadora.
Fase de implantación (Fase 6). Este periodo abarca desde la aprobación y registro del Plan de Igualdad hasta la finalización de la vigencia acordada.
Fase de seguimiento y evaluación (Fase 7). Es obligatorio realizar un seguimiento periódico del plan que, por ejemplo, podría llevarse a cabo una vez al año.
En cuanto a la evaluación de resultados y cambio cultural, la Ley obliga a realizar como mínimo dos evaluaciones, una a mitad del periodo de vigencia y otra cuando justo antes de vencer su vigencia. De este modo, se dispondrá de información para poder:
Debemos recordar que aunque la vigencia del Plan de Igualdad es de máximo 4 años, en realidad se trata de un proceso de evaluación y mejora constante.
Los planes de igualdad de las empresas se registran en el Registro de Convenios y Acuerdos Colectivos (REGCON).
Desde REGCON, se ofrecen diferentes vías de acceso al registro del plan dependiendo del ámbito geográfico de nuestra empresa que podrá ir desde el ámbito municipal, autonómico o estatal.
El registro de los planes de igualdad de las empresas se realiza de forma telemática, lo que significa que el proceso se lleva a cabo de manera electrónica a través de medios digitales. Esta modalidad simplifica y agiliza el trámite, permitiendo a las empresas gestionar y presentar la documentación necesaria de manera eficiente y rápida.
El registro de un Plan de Igualdad se realiza después de haberlo negociado y firmado. Una vez alcanzado el acuerdo, la empresa tiene un plazo de 15 días para realizar el registro telemático en REGCON.
El diagnóstico constituye el punto de partida esencial al diseñar un Plan de Igualdad en una empresa
Esta fase implica la recopilación y análisis de datos, tanto cuantitativos como cualitativos, que abarcará diversos materias como:
Todo el contenido del diagnóstico se analizará con la finalidad de medir el nivel de igualdad existente en la organización antes de la implementación del plan.
Las finalidades clave del diagnóstico abarcan:
El análisis de la información implica descubrir puntos fuertes y áreas de mejora, destacando problemas y causas para proponer soluciones y medidas correctoras. Este análisis se realiza, como mínimo, sobre las materias indicadas, voluntariamente pueden añadirse otras, como políticas en materia de violencia de género por ejemplo:
Para la elaboración del diagnóstico es fundamental guiarse siempre por el anexo del RD 901/2020.
Toda esta información recopilada se plasma en un informe que reflejará de manera precisa y detallada los datos del diagnóstico, sus conclusiones y las estrategias propuestas para avanzar hacia una mayor igualdad. Todo ello deberá ser objeto de negociación en el seno de la Comisión Negociadora del Plan.
Dentro del texto final del Plan de Igualdad se incluirá el informe del diagnóstico completo de situación o un resumen del mismo, materia por materia.
Dentro del diagnóstico de situación no podemos obviar su vertiente en cuanto a política retributiva, de ahí que hablemos de diagnóstico retributivo para referirnos a los siguientes informes:
Valoración
Puestos de Trabajo
Registro
Retributivo
Auditoría
Retributiva
La finalidad y metodología de todos ellos viene expuesta en el Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres.
La valoración de puestos de trabajo implica un análisis detallado de cada puesto según la clasificación interna de la empresa y contando con unos factores y subfactores de valoración, tales como: autonomía, responsabilidad, condiciones de formación, profesionales y laborales.
Toda esta valoración se realiza sin tener en cuenta la persona que lo desempeña, por cuanto los factores de valoración deben ser considerados de manera objetiva y deben estar vinculados de manera necesaria y estricta con el desarrollo de la actividad laboral.
La finalidad de esta valoración es servir de base al análisis retributivo para que nos permita determinar si en la empresa se está cumpliendo con la obligación de establecer igual retribución por trabajo de igual valor, tal y como se establece en el artículo 28.1 del Estatuto de los Trabajadores.
Se trata de un informe retributivo obligatorio para todas las empresas, independientemente del número de personas empleadas. En él, tendremos, desglosadas por sexo, todas las cantidades (medias aritméticas y medianas) que se abonan en la empresa, agrupando por: grupos profesionales, categorías profesionales, niveles, puestos de trabajo o cualquier otro sistema de clasificación aplicable.
Esta información deberá estar, a su vez, desglosada en atención a la naturaleza de la retribución, es decir, separar cantidades recibidas en:
EJEMPLO:
Si tenemos el “grupo profesional 1” sabremos:
En los supuestos de empresas obligadas a tener Plan de Igualdad, el registro retributivo deberá contemplar, además, las medias y medianas agrupadas por franjas en atención a los resultados obtenidos del informe de valoración de puestos.
Además, cuando la media aritmética o la mediana de las retribuciones totales en la empresa de las personas trabajadoras de un sexo sea superior a las del otro en, al menos un 25%, deberá darse una justificación suficiente acreditando que dicha brecha no obedece a razones discriminatorias entre mujeres y hombres.
Junto a la valoración de puestos y al registro retributivo, viene a ser otra herramienta vital de cara a garantizar la transparencia retributiva y poder evidenciar si en una determinada empresa se está discriminando, directa o indirectamente, en materia salarial por el hecho de pertenecer a uno y otro sexo o, por el contrario, se cuenta con una política retributiva libre de sesgos por razón de sexo.
Además de tenerse en cuenta las retribuciones percibidas atendiendo a los resultados de la valoración de puestos y datos del registro retributivo, en la auditoría se cruzarán dichas retribuciones (sus medias aritméticas y medianas) con otras circunstancias. El objetivo es descartar focos de discriminación, como por ejemplo:
Todo ello con la finalidad de detectar desigualdades retributivas. Si las hubiera también se deberá incluir en las medidas del Plan la negociación de aquellas que ayuden a revertir la situación en materia retributiva, fijando objetivos, acciones concretas, cronograma y personas responsables.
Es importante destacar que la Auditoría Retributiva tiene la misma vigencia que el Plan de Igualdad al que pertenece, a menos que se acuerde otra inferior en el mismo.
Auditoría Salarial:
Registro Salarial:
En la página del Ministerio de Igualdad / Instituto de las Mujeres encontrarás las siguientes herramientas y guías:
Las herramientas son tres excels donde deberás introducir todos los datos de forma manual.
No te voy a mentir, son excels complejos, cada uno tiene más de nueve pestañas. Por eso cuentas con varias guías en la misma página para cada herramienta. De todos modos, te aconsejo que busques a alguien en tu empresa que domine el excel.
Además puedes probar —yo aún no lo he hecho pero he oído hablar de él— con un copiloto de inteligencia artificial para hojas de cálculo: la extensión arcwise ai. Pero ten en cuenta que solo está disponible para Chrome y solo funciona con las hojas de cálculo de Google.
Otra opción es contratar a una consultora o asesoría que dispone de una herramienta propia y la comparte con tu empresa durante el proceso.
