De acuerdo con el Artículo 109 del Reglamento del Registro Mercantil, la facultad de certificar acuerdos recae en el secretario del consejo de administración, en el administrador, o en los administradores – pudiendo éstos últimos hacerlo individualmente si fueran solidarios, o conjuntamente, si fueran mancomunados.
¿Qué significa certificar acuerdos?
Hay que tener bien claro que ‘certificar acuerdos’ supone una tarea muy seria. Me explico: el secretario del consejo, o el o los administradores dan fe de que un determinado acuerdo ha sido tomado. Esta aseveración -como un juramento- se presenta directamente al Registro Mercantil para registrar las cuentas anuales aprobadas, o se presenta ante un notario para que expida la correspondiente escritura de elevación a público del otorgamiento de poderes que ha acordado el consejo de administración, o de la autorización para venta de activos esenciales que ha aprobado la Junta General, por exponer tres casos muy habituales.
¿Por qué es tan serio?
Pues porque se trata de una elevación a público de una manifestación del administrador o del secretario del consejo, que de ese modo se convierte en documento público.
Hay muchas ocasiones en que el administrador no se respalda convenientemente, para poder certificar, con toda tranquilidad, que unos acuerdos se han adoptado. En muchas sociedades en las que ‘todo va muy bien’ (hasta que deja de ir bien), no se celebran juntas, ni se elaboran y firman las actas, porque se supone que todos los socios están de acuerdo con lo que se hace; ello ocurre en ocasiones en las que hay socios muy mayoritarios, o los socios pertenecen a una misma familia.
La ausencia de actas firmadas por los socios supone no poder demostrar, ante cualquier eventualidad, que efectivamente se adoptaron los acuerdos, por lo que, en caso de conflicto, o en casos en que algún acuerdo haya tenido resultados perjudiciales, el socio al que no se convocó para que firmara la adopción del acuerdo podrá poner en un fuerte aprieto al administrador, pues el Artículo 392 del Código Penal establece que el particular que cometa en documento público, oficial o mercantil alguna falsedad (como, entre otras, suponer en un acto la intervención de personas que no la han tenido, o atribuyendo a las que han intervenido en él declaraciones o manifestaciones diferentes de las que hubieran hecho; o faltando a la verdad en la narración de los hechos) será castigado con pena de prisión de 6 meses a 3 años y multa de 6 a 12 meses.
Es, por tanto, muy importante que los administradores y secretarios de consejo tengan especial cuidado en recabar y mantener a buen recaudo la prueba de que el acuerdo que certifica se ha adoptado realmente, y no podrá ser refutado por nadie. En definitiva, ellos son los guardianes del ‘libro de actas’, por mucho que actualmente queden registradas en una sede electrónica del Registro Mercantil.
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Juan Núñez – abogado
