En el último #ComplianceKeys realizamos un breve comentario sobre uno de los elementos más importantes que configuran un Sistema de Compliance: el Código Ético o Código de Conducta (ComplianceKeys20).
En el presente #ComplianceKeys21, seguimos la misma línea que el anterior, y trataremos otra cuestión igualmente esencial respecto de la configuración de un correcto Sistema de Compliance: la formación y sensibilización en materia de Compliance.
En primer lugar, es destacable mencionar que la formación y sensibilización de la plantilla en materia de Compliance ya ha sido objeto de controversia en el panorama legal, de tal modo que la Fiscalía, en la Circular 1/2016 de 22 de enero, sobre la responsabilidad penal de las personas jurídicas conforme a la reforma del Código Penal efectuada por Ley Orgánica 1/2015, ya recalcó su relevancia, afirmando que “los modelos de organización y gestión no solo tienen por objeto evitar la sanción penal de la empresa sino promover una verdadera cultura ética empresarial. También, el Tribunal Supremo, en Sentencia de 29 de febrero de 2016, indica que se deberá desarrollar un modelo de formación en riesgos penales que transmita a los empleados y directivos el modelo o programa de prevención de riesgos penales implementado en la empresa. Para promover dicha cultura ética empresarial, será necesario llevar a cabo acciones de formación y sensibilización.
Asimismo, los estándares normativos en materia de Compliance, como lo son la UNE 19601 e ISO 37001, nos hablan, entre muchas otras cuestiones, de la importancia de diseñar una formación adecuada y eficaz para que los empleados y empleadas comuniquen los riesgos de Compliance, poniendo el foco en la necesidad de formar a la plantilla sobre el riesgo penal y la forma de evitarlo. Así pues, se entiende la formación como un elemento esencial de cualquier sistema de gestión de organizaciones, configurándose como el canal a través del cual el personal de la organización toma conciencia sobre la cultura de cumplimiento normativo.
Con la formación correspondiente en Compliance puede ponerse fin a la existencia de situaciones irregulares que se han ido “normalizando” en la organización y con el paso de los años han devenido en prácticas habituales comúnmente aceptadas por empleados, clientes y proveedores, como ocurre con determinados comportamientos constitutivos de corrupción. Con frecuencia, éstos no son percibidos como algo negativo.
¿Por qué es importante la formación y sensibilización en la organización?
Diseñar e implementar un Sistema de Compliance es importante, sobre todo para mitigar los riesgos, pero no será eficiente si los directivos y empleados no lo conocen y no lo entienden como útil y ventajoso para la organización. Es fundamental que la plantilla conozca los principios y valores básicos en los que se sustenta su organización, y, sobre todo, las pautas básicas de comportamiento y de diligencia que resulten de aplicación en el trabajo cotidiano del día a día.
Además, los empleados tienen el derecho a ser informados de todas aquellas obligaciones que les sean impuestas en su actividad profesional en virtud del deber del empresario de velar por el cumplimiento de la legalidad y de esclarecer las posibles infracciones cometidas.
Es necesario, por tanto, que se realicen acciones mediante formación, concienciación y sensibilización con el objetivo de conseguir el cambio efectivo en las operativas y en la conciencia de la plantilla.
¿Cómo debe ser una formación adecuada y eficaz?
El objetivo de un programa o plan de formación debe ser asegurar que toda la plantilla es competente para cumplir con su rol profesional y el compromiso que tienen con el Compliance.
Así, una buena formación es aquella que consigue sensibilizar y transmitir cultura de cumplimiento, y para ello debe configurarse del siguiente modo:
¿Cómo lograr una formación y sensibilización efectiva?
Ética y Compliance son temas complejos, y lo cierto es que no hay ningún método que garantice éxitos para los esfuerzos del área de Compliance. Ahora bien, sin lugar a dudas es necesaria una combinación entre formación, incentivos, cultura y monitoreo, de modo que el éxito residirá en determinar el mix adecuado para cada organización.
Por lo tanto, el mejor método versará en un correcto desarrollo de estrategia de formación y sensibilización sobre los valores y políticas internas de la organización. En cualquier caso, la estrategia de formación y sensibilización debe diseñarse siempre a medida de la organización y sus concretas necesidades en un momento dado.
¿Cuál es la finalidad de la sensibilización y formación de la plantilla?
Un correcto Sistema de Compliance tiene que tener como objetivo no solo prevenir y detectar de forma eficaz las malas praxis o conductas en la organización, sino que también debe contribuir a crear una verdadera cultura ética, comprometida con el cumplimiento de las normas internas y externas a las que esté sujeta. Es vital que toda la plantilla interiorice los valores y principios de la organización, contando así con herramientas para tomar buenas decisiones. Todo ello puede conseguirse con un adecuado plan de formación en Compliance, elaborado a la medida de cada organización.
En definitiva, el Sistema de Compliance no tiene ningún sentido, ni efecto, si la plantilla (desde consejeros y directivos a empleados) no lo conocen, pues resulta claro que “lo que no se conoce, no se comunica”.
Departamento de Compliance de Molins Defensa Penal.
