Desde el pasado 27 de Septiembre, y gracias a la Ley 14/2013, de apoyo al emprendedor y su internacionalización (artículo 18) se establece que es obligatorio legalizar de forma telemática todos los libros que deban necesariamente llevar los empresarios. Afecta a todos los libros que deben llevar las sociedades:
- Contables: libro diario, de inventarios y cuentas anuales.
- Mercantiles: libro de actas y de registro de socios o acciones nominativas.
- Fiscales: libros de IVA (si corresponde).
1. Legalización de libros (sistema tradicional)
Las tres formas tradicionales de legalizar los libros son:
- Antes de su utilización: poniendo en el primer folio de cada libro diligencia donde se haga constar lo que recoge, con el sello del registro en todas las hojas. En este caso la legalización de los libros es única, al inicio de la actividad empresarial, y sólo deberán legalizarse los nuevos libros cuando se hayan acabado los anteriores.
- Legalización de libros contables mecanizados a posteriori. Una vez finalizado el ejercicio social y en elplazo máximo de cuatro meses desde dicho cierre, se listan todos los asientos, se numeran las hojas y se encuadernan para ser presentadas ante el Registro Mercantil para su legalización.
- En soporte digital, presentando la información grabada en el Registro Mercantil en el plazo anteriormente indicado.
2. Efectos derivados de la obligación de presentar libros telemáticamente
En los ejercicios iniciados con posterioridad al 29 de septiembre de 2013 no podrán legalizarse libros en blanco para su utilización, ya sean encuadernados o formados por hojas móviles.
Excepciones:
- Para el ejercicio de 2014 se permite la presentación en formato papel o CD (cuando no fuera posible la presentación telemática) ya que además se suspendió la aplicación de la norma.
- Para el ejercicio de 2015 y posteriores, como norma general y tal y como opina un amplio sector doctrinal, todos los Registros deberían permitir agotar los Libros en soporte físico ya legalizados (anteriormente a 29 de septiembre de 2013) y pendientes de ser completados en base a una interpretación amplia y extensiva del art. 106.3 del Reglamento del Registro Mercantil que dice que: “no podrá legalizarse un nuevo libro de actas en tanto no se acredite la íntegra utilización”.
Procedimiento de legalización telemática
Es necesario darse de alta como abonado en la página del Colegio de Registradores https://www.registradores.org/registroonline/home.seam aceptando las condiciones y rellenando los datos que pidan (nombre, domicilio y datos bancarios).
- Para poder descargar los programas necesarios y los manuales sobre cómo realizar los envíos y otros datos necesarios para la tramitación telemática, hay que acceder a: https://www.registradores.org/registroVirtual/descargas.do.
- Plazo para la legalización de los libros:
- Libros contables y mercantiles: cuatro meses después del cierre del ejercicio.
- Depósito de Cuentas Anuales: hasta un mes desde la aprobación en Junta General que tiene que celebrarse en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio.
No obstante, se puede legalizar los libros fuera de plazo sin que el Registro Mercantil imponga sanción alguna (de momento).
Aplicación para generar la legalización de los Libros
El programa Legalia facilita la correcta cumplimentación de los diferentes libros para su legalización y presentación telemática en el Registro Mercantil en formato digital[1]. El programa es gratuito y permite la encriptación de los ficheros y la generación de la clave secreta que tiene que ser custodiada por el interesado.
3. Conclusiones
- Es posible agotar los libros iniciados con anterioridad a 29 de septiembre de 2013 pudiendo presentarse éstos en soporte papel.
- Por razones prácticas y, a pesar de poder continuar aplicando la anterior regla, se legalizarán telemáticamente los libros a partir del 1 de enero de 2016 (es decir, en los cuatro primeros meses de 2017) y se acompañará la presentación telemática con una diligencia de cierre de los anteriores libros.
- No obstante, se recomienda a la sociedad mantener una copia en soporte papel para su propio archivo y organización.
[1] Puede descargar el programa Legalia, desde la página http://www.registradores.org/, en el apartado descargas.
